Cách làm mail merge trong excel

Mail merge là một trong những nguyên tắc hết sức xuất xắc giúp đỡ bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn trong bài toán cần đưa một lượng bự tài liệu từ Excel lịch sự Word.Mail mergekhiến cho bạn hối hả tạo ra 1 loạt filetrên Word bằng phương pháp thích hợp duy nhất đọc tin bạn gồm vào trang tính Excel. Công thế này vô cùng cần thiết mang lại các bạn kế toán thù xuất xắc nhân sự phải in tem nhãn, phiếu lương tốt thư mời hàng loạt. Sau trên đây,theartinpixels.com việt namsẽ hỗ trợ cho chính mình tổng quan lại của đặc tính này và khuyên bảo sử dụng Mail merge theo từng bước.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel


Chuẩn bị dữ liệu Excel cho Mail merge:

Lúc các bạn mail merge, tệp Excel sẽ tiến hành kết nối cùng với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ mang những biết tin nlỗi thương hiệu, can hệ cùng những chi tiết không giống của tín đồ nhấn thẳng trường đoản cú bảng tính Excel.Vì vậy, trước lúc ban đầu thưc hiện nay, Quý khách hàng hãy chắc chắn là rằng tệp Excel đang có toàn bộ báo cáo bạn có nhu cầu bao hàm tên, bọn họ, lời kính chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm các cửa hàng contact hoặc thông báo khác, bạn phải đổi khác hoặc bổ sung nghỉ ngơi trang tính Excel trước khi trộn tlỗi.Trong khi, bạn cần kiểm soát các báo cáo đặc biệt quan trọng sau:

+ Các cột trong trang tính Excel phải khớp với những phần bạn có nhu cầu thực hiện Khi trộn thư. Ví dụ: giả dụ bạn muốn xưng hô với những người gọi bởi Tên, hãy chắc chắn là rằng các bạn vẫn sinh sản hai cột bọn họ cùng thương hiệu cá biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên fan nhấn theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột vùng miền với thị thành riêng lẻ.

+ Nếu tệp Excel bao gồm ngày, tiếng, cực hiếm chi phí tệ hoặc mã bưu năng lượng điện bắt đầu hoặc dứt bằng 0, hãy format đúng số, số ngày với đơn vị chức năng chi phí tệ. Quý khách hàng yêu cầu bình chọn kỹ format ngày theo dd/mm/yyy để Lúc trộn thỏng sản phẩm công nghệ từ bỏ tháng ngày không biến thành nhảy sang mm/dd/yyy

+ Nếu bạn tạo ra trang tính Excel bằng cách nhập biết tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn mail Merge trường đoản cú Excel sang trọng Word:

Sau khi chúng ta hoàn thành và kiểm soát lại trang tính Excel, các bạn sẽ sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn tlỗi với 1 list bạn nhận vào Word 2010, tương tự mang lại Word 2013.

Nếu các bạn đã biên soạn thư sẵn một lá tlỗi, chúng ta cũng có thể mở một tài liệu Word hiện tại gồm, hoặc tạo nên một tài liệu new.Chọn các loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge cùng lựa chọn dạng hình trộn thư – thư (Letters), gmail (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta lựa chọn Letters.

*

Chọn bạn dìm. Trong thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

*

Kết nối trang tính Excel và phiên bản Word. Bằng Việc tùy chỉnh kết nối giữa Excel với Word, hãy bảo đảm an toàn rằng nguồn dữ liệu trộn thỏng sẽ tiến hành auto cập nhật các lần bạn thay đổi dữ liệu người dìm bên trên tệp Excel.

Trong hộp thoại Select Data Source, search trang tính Excel với nhấp Open. Nếu Word tận hưởng chúng ta lựa chọn tự bảng, nên chọn với nhấp OK.

*

Nếu các bạn chỉ ước ao thêm một số trong những người dìm từ bảng tính Excel, nhấp nút Edit Recipient List vào team Start Mail Merge.

*

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ ghi lại lựa chọn hoặc vứt chọn để thêm hoặc thải trừ người thừa nhận trường đoản cú trộn tlỗi.

*

Chú ý. quý khách cũng rất có thể bố trí, lọc danh sách fan nhận và chứng thực can dự gmail bằng cách nhấp vào tùy chọn Validate addresses… bên dưới phần Refine Recipients List.

Vậy nên, chúng ta sẽ chấm dứt list tín đồ dấn và sẵn sang trọng điền chúng vào tlỗi. Gõ thỏng mẫu vào Word hoặc sao chép/dán xuất phát từ 1 nguồn khác.

Thêm vị trí điền. Quý khách hàng bắt buộc xác xác định trí điền địa chỉ Address Blochồng cùng mẫu xin chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write và Insert Fields vào thẻ Mailings.

*

Tùy theo vị trí buộc phải điền, hộp thoại vẫn mở ra tương đối nhiều sự sàng lọc. Chọn tùy chọn bạn có nhu cầu, xác nhận hiệu quả bên dưới phần cùng thừa nhận OK. Quý khách hàng rất có thể thực hiện phím mũi thương hiệu trái/phải để gửi thanh lịch phần xem trước của người dấn trước/sau.

*

Sau khi xong xuôi, địa chỉ đề nghị điền vẫn mở ra trong văn bản của chúng ta nhỏng vào hình dưới đây:

*

Đối với cùng một vài ba lá thư, chỉ việc thêm Address Block với Greeting Line là đủ. lúc bức thỏng được in ấn ra, toàn bộ các bạn dạng sao đã hệt nhau nhau ngoài thương hiệu cùng ảnh hưởng của fan dìm.

Trong những trường thích hợp không giống, bạn cũng có thể đặt tài liệu của tín đồ nhấn vào nội dung thư để thiết lập cấu hình chúng theo cá nhân. Để thực hiện Việc này, nhấp Insert Merge Field cùng chọn dữ liệu bạn muốn cyếu tự danh sách tùy lựa chọn.

*

Xem trước lá thỏng. Chắc chắn rằng dữ liệu bạn dìm xuất hiện đúng chuẩn trong lá thỏng, dấn nút ít Pnhận xét Results bên trên thẻ Mailing.

*

Quý Khách hoàn toàn có thể áp dụng phím mũi thương hiệu trái/phải đặt coi từng lá tlỗi đựng tài liệu fan nhận.

*

Hoàn vớ trộn tlỗi. lúc sẽ ăn nhập, thừa nhận nút ít Finish và Merge trong đội Finish để chọn in tlỗi hoặc gửi mail chúng.

*

Nếu bạn có nhu cầu chỉnh sửa vài sản phẩm trước khi in hoặc gửi gmail, nhấp vào Edit Individual Documents. Một hành lang cửa số bắt đầu đang xuất hiện và bạn cũng có thể chuyển đổi từng phần của lá thư tùy yêu thích.

Sao lưu lại vnạp năng lượng phiên bản trộn tlỗi. Bạn sao giữ tệp trộn thỏng nlỗi tệp Word thông thường bằng phương pháp dìm nút ít Save hoặc dìm phím Ctrl +S.

Xem thêm: Cách Mở Các Dòng Bị Ẩn Trong Excel, Cách Để Bỏ Ẩn Dòng Trên Excel

Một Lúc vẫn sao lưu giữ, tệp sẽ luôn kết nối cùng với danh sách trong Excel. Lúc bạn có nhu cầu áp dụng vnạp năng lượng bạn dạng trộn tlỗi lần tiếp nữa, msinh sống nó ra và dấn Yes khi Word trải đời chúng ta liên tục liên kết.

*

Ngoài tùy lựa chọn Mail Merge trên tkhô cứng phép tắc, Microsoft Excel cũng hỗ trợ công dụng tương tự vào Mail Merge Wizard.

quý khách hàng rất có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

*

Lúc nhấp vào kia, Mail Merge Wizard hiển thị mặt yêu cầu bàn hình với lý giải các bạn trộn thư theo từng bước.

*

Cách trộn tlỗi cùng với ngày tháng, tiền tệ cùng các các loại số khác:

Khi trộn tlỗi, bạn phải chăm chú cực hiếm số nhỏng ngày tháng, tiền tệ và số. Trong phần này, Shop chúng tôi đang lí giải chúng ta giải pháp format rất nhiều cực hiếm những điều đó.

Định dạng zip codes và những cực hiếm khác cất số 0 trong Excel

Để ko làm mất đi số 0 mở đầu Lúc trộn tlỗi, bạn chỉ việc format cột ZIP. code thành dạng text vào Excel.

Chọn cột ZIP.. code, nhấp đề xuất, chọn Format Cells… tự danh sách tùy chọn.

*

Trong thẻ Number, lựa chọn Text cùng dấn OK.

*

Trộn thỏng cùng với tháng ngày với số bởi Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel cất tháng ngày, số thập phân, đơn vị chi phí tệ, chúng ta cũng có thể áp dụng Dynamic Data Exchange để bảo đảm rằng những cực hiếm này được định hình đúng sau khoản thời gian trộn thỏng.

Vào File > Options > Advanced.Lăn tkhô nóng cuốn nắn xuống phần General, ghi lại lựa chọn Confirm file format conversion on open cùng dìm OK.

*

Bắt đầu trộn thư nlỗi đang chỉ dẫn tại vị trí trước.

khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, chúng ta cũng có thể nhận ra một vài ba thưởng thức, chỉ cần dấn Yes hoặc Ok. điểm biệt lập tốt nhất vày cùng với trộn thư thường thì là lựa chọn mối cung cấp tài liệu, triển khai theo các bước sau.

lúc lựa chọn bạn dấn, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như thường thì.Dò tìm bên trên trang tính, dấn đúp con chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) cùng nhận OK.

*

Chụ ý. Nếu tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, lưu lại lựa chọn Select All ở góc cạnh bên dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.

*

Bây tiếng bạn có thể tiếp tục trộn thư nlỗi bí quyết thường thì.

Crúc ý. Phòng đề phòng hồ hết thông báo hiển thị mỗi lần bạn mở tệp tài liệu, vứt lựa chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối cùng với danh sách tlỗi.

Định dạng tháng ngày, giờ đồng hồ, số với tiền tệ Lúc trộn thỏng trong Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, tháng ngày hay tiền tệ theo vô số cách không giống cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể tiến hành trực tiếp vào văn bạn dạng Word.

Chọn vùng trộn thư muốn đổi khác format. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, các bạn lựa chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm một Một trong những mã hình trong số bảng sau đây. lấy ví dụ, nếu như bạn muốn 3000 mở ra thành $3000, thêm # $,0 và mã sau đã hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập nhấn vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để thấy kết quả.

Định dạng con số, đơn vị tiền tệ cùng phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số cùng với phân sách phần ndại dột bởi vết phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số đựng nhị chữ số thập phân cùng phân cách phần nlẩn thẩn bởi vệt phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la cùng vệt phẩy chia cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar chứa nhị chữ số thập phân cùng chia cách phần nngây ngô bằng vết phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, vết ngoặc Tức là số âm cùng một vết gạch nối mang đến quý giá 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm cất nhị chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần trăm

Chụ ý. Tgiỏi vị kí hiệu $, bạn cũng có thể cố kỉnh bởi ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.